Giỏ hàng

QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN TRỊ

QUI CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN TRỊ

       I.            QUY ĐỊNH CHUNG VỀ BAN QUẢN TRỊ

  • Ban Quản Trị là đại diện cho các Chủ Sở Hữu Căn Hộ, Người Sử Dụng để thực hiện các quyền và trách nhiệm liên quan đến việc quản lý, sử dụng Nhà Chung Cư theo qui định của Pháp Luật về nhà ở và quy chế về quản lý sử dụng Nhà Chung Cư do Bộ Xây Dựng ban hành (“Quy Chế BXD”).
  • Ban Quản Trị bao gồm sáu (07) người, là các Chủ Sở Hữu Căn Hộ tại tòa nhà Sunrise City North (những người này sau đây gọi tắt là “Thành Viên”), và một (1) người trong số đó, theo yêu cầu của Pháp Luật, là một đại diện của Công ty Đầu tư địa ốc Nova sau đây gọi là “Thành Viên của Chủ Đầu Tư”.
  • Ban Quản Trị là tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và sẽ hoạt động theo mô hình hội đồng quản trị của công ty cổ phần. Việc triệu tập và tổ chức cuộc họp của Ban Quản Trị được thực hiện theo quy định của Luật doanh nghiệp.
  • BanQuảnTrịhoạtđộngtheonguyêntắctậpthể,raquyếtđịnhtheođasố.
  • NhiệmkỳhoạtđộngcủaBanQuảnTrịtốiđalàba(03)nămkểtừngàyỦybannhân dâncấpquậnkýquyếtđịnhchínhthứccôngnhậnBanQuảnTrị.
  1. QUYỀN HẠN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BAN QUẢN TRỊ / Ban Quản Trị có các quyền hạn và nghĩa vụ theo quy định tại Điều 41 Quy Chế BXD và khoản 1 Điều 104 của Luật Nhà Ở và các quyền hạn và nghĩa vụ như được quy định dưới đây:
  • Chọn lựa và ký kết Hợp đồng với một Doanh Nghiệp Quản Lý Vận HànhNhà Chung Cư;
  • Ban hành, phê duyệt hoặc không phê duyệt bất kỳ các quy định và nội quy của Nhà Chung Cư hoặc các hướng dẫn được đưa ra của Doanh Nghiệp Quản Lý Vận HànhNhà Chung Cư
  • Theo dõi và kiểm tra công tác quản lý Nhà Chung Cư của Doanh Nghiệp Quản Lý Vận HànhNhà Chung Cư trong phạm vị quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình theo đúng nội dụng hợp đồng đã ký kết với Doanh Nghiệp Quản Lý Vận HànhNhà Chung Cư;
  • Bảo vệ quyền lợi hợp pháp của những Chủ Sở Hữu Căn Hộ/Người Sử Dụng trong việc sử dụng Nhà Chung Cư;
  • Điều chỉnh giá dịch vụ quản lý vận hành nhà Chung Cư của Doanh Nghiệp Quản Lý Vận HànhNhà Chung Cư;
  • Xác định các chính sách quản lý vận hành Nhà Chung Cư như một hướng dẫn cho Doanh Nghiệp Quản Lý Vận HànhNhà Chung Cư;
  • Cho phép Doanh Nghiệp Quản Lý Vận HànhNhà Chung Cư có thể sử dụng tên của Nhà Chung Cư với các cơ quan Chính Quyền và/hoặc doanh nghiệp Nhà nước và/hoặc với bất kỳ bên thứ ba nào, bao gồm cả việc phê duyệt cho Doanh Nghiệp Quản Lý Vận HànhNhà Chung Cư thay mặt cho Ban Quản Trị ký kết hợp đồng với bên thứ ba, hoặc phê duyệt cho bất kỳ một Thành Viên nào của Ban Quản Trị đại diện cho Nhà Chung Cư trong trường hợp Doanh Nghiệp Quản Lý Vận HànhNhà Chung Cư không đủ khả năng để đảm trách thực hiện các trách nhiệm của mình;
  • Phê duyệt các chi phí phát sinh hoặc vượt quá giới hạn quy định trong Ngân sách hoạt động hàng năm mà theo ý kiến của Ban Quản Trị là cần thiết cho vận hành của Nhà Chung Cư;
  • Xác định và giải quyết bất kỳ tranh chấp phát sinh liên quan đến Nhà Chung Cư, và có thể đưa tranh chấp đó ra Hội Nghị Nhà Chung Cư để các Chủ Sở Hữu Căn Hộ thừa nhận và/hoặc chấp thuận giải pháp nếu cần thiết;
  • Thu thập, tổng hợp ý kiến, kiến nghị của Chủ Sở Hữu Căn Hộ/Người Sử Dụng liên quan tới việc quản lý sử dụng Nhà Chung Cư để phản ánh với Doanh Nghiệp Quản Lý Vận HànhNhà Chung Cư, các cơ quan chức năng, tổ chức, cá nhân có liên quan xem xét giải quyết;
  • Triệu tập Hội Nghị Nhà Chung Cư phù hợp với các nội quy & quy định của Nhà Chung Cư theo Pháp Luật của nước Việt Nam;
  • CácThành Viên trong Ban Quản Trị được hưởng một khoản trợ cấp được biểu quyết trong hội nghị nhà chung cư.
  • Không được tự tổ chức các bộ phận dưới quyền hoặc tự bãi miễn hoặc bổ sung Thành ViênBan Quản Trị mà không được các Chủ Sở Hữu Căn Hộ thông qua tại Hội Nghị Nhà Chung Cư;
  • Trong vòng mười (10) ngày làm việc kể từ khi Hội Nghị Nhà Chung Cư bầu ra Ban Quản Trị, Ban Quản Trị có trách nhiệm đăng ký với Ủy ban nhân dân cấp Phường, Quận để được công nhận. Trong vòng bảy (7) ngày làm việc, kể từ khi nhận được văn bản đăng ký của Ban Quản Trị , Ủy ban nhân dân cấp phường, quận phải ra quyết định công nhận Ban Quản Trị;
  • QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA TỪNG THÀNH VIÊN BAN QUẢN TRỊ
  1. Trưởng Ban Quản Trị
  • Triệu tập và điều khiển các cuộc họp trong nội bộ Ban Quản Trị; phân công chức năng nhiệm vụ cho các Thành Viên Ban Quản Trị;
  • Đại diện cho Ban Quản Trị để liên hệ với Chính Quyền địa phương; các đơn vị truyền thông, tổ chức kinh tế và các tổ chức kinh tế - xã hội khác.
  • Chuẩn bị chương trình, nội dung, các tài liệu phục vụ cuộc họp, triệu tập và điều hành cuộc họp Ban Quản Trị
  • Lập chương trình và kế hoạch hoạt động hàng năm của Ban Quản Trị;
  • Thay mặt Ban Quản Trị ký các quyết định và các văn bản thuộc thẩm quyền của Ban Quản Trị.
  • Là người đồng chủ tài khoản quỹ bảo trì mang tên “Ban Quản Trị Sunrise City North’’ và ký trên các ủy nhiệm chi, chi phiếu trong các giao dịch thu chi phí quản lý hằng ngày và tiền gửi định kỳ đối với quỹ bảo trì.
  • Là người phát ngôn chính thức của Ban Quản Trị
  • Ký kết các hợp đồng cung cấp dịch vụ, công văn của Ban Quản Trị
  • Là người đồng chủ tài khoản vãng lai và tiền gửi định kỳ mang tên “Ban Quản Trị Sunrise City North’’ và ký trên các ủy nhiệm chi, chi phiếu trong các giao dịch thu chi phí quản lý hằng ngày và tiền gửi định kỳ đối với Quỹ bảo trì.
  1. Phó Ban Quản Trị
  • Có quyền hạn và trách nhiệm của Trưởng Ban Quản Trị nếu được Trưởng Ban Quản Trị ủy quyền bằng văn bản
  • Quyền được bảo lưu ý kiến khi có những ý kiến khác với quyết định của Trưởng Ban Quản Trị. Trong trường hợp đó, phó Trưởng Ban vẫn phải tuân thủ mọi quyết định của Trưởng Ban nhưng có quyền trình ý kiến của mình bằng văn bản lên phiên họp Ban Quản Trị gần nhất để Ban Quản Trị xem xét.
  • Quyền tổ chức, điều hành và quản lý các hoạt động Nhà Chung Cư theo sự phân công của Trưởng Ban Quản Trị và chịu trách nhiệm trước Trưởng Ban Quản Trị về kết quả hoạt động mình quản lý.
  • Là người đồng chủ tài khoản quỹ bảo trì mang tên “Ban Quản Trị Sunrise City North’’ và ký trên các ủy nhiệm chi, chi phiếu trong các giao dịch thu chi phí quản lý hằng ngày và tiền gửi định kỳ đối với quỹ bảo trì.
  • Thay mặt khi Trưởng Ban điều hành công việc chung khi Trưởng Ban vắng mặt;
  • Ký trên các ủy nhiệm chi, chi phiếu trong các giao dịch thu chi hàng ngày khi có sự ủy quyền từ Trưởng Ban Quản Trị.
  • Tham gia các cuộc họp, thảo luận của Ban Quản Trị và đóng góp ý kiến cho hoạt động của Khu Căn Hộ;
  1. Thành Viên Ban Quản Trị
  • Quyền tham gia, thảo luận và biểu quyết các vấn đề tại các phiên họp của Ban Quản Trị.
  • Theo dõi, đánh giá hoạt động của Nhà Chung Cư để góp ý kiến xây dựng chiến lược, sách lược phát triển Nhà Chung Cư.
  • Thực hiện tốt và hiệu quả các công việc được phân công, có tinh thần trách nhiệm cao trong việc thực hiện quyền hạn của mình cũng như các nhiệm vụ được Trưởng Ban Quản Trị giao và/hoặc uỷ quyền.
  • Chịu trách nhiệm lập kế họach hoạt động tháng, quý, năm lĩnh vực phụ trách, thông qua Ban Quản Trị và tổ chức thực hiện kế họach đã lập;
  • Chịu trách nhiệm trước Cư Dân, Ban Quản Trị, tổ dân phố, Chính Quyền địa phương, cơ quan chức năng và Pháp Luật về lĩnh vực mình phụ trách
  • Tiếp nhận ý kiến phản ánh, đóng góp của người dân, chỉ đạo của Chính Quyền, cơ quan chuyên môn, xử lý, giải quyết các công việc liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách
  • Kế hoạch tài chính
  • Đối chiếu, thống nhất số liệu tài chính với Doanh Nghiệp Quản Lý Vận Hành, bảo trì thiết bị Khu Căn Hộ;
  • Giám sát thu chi cho công tác quản lý vận hành, bảo trì Khu Căn Hộ;
  • Các hoạt động đối ngọai.
  • Giám sát an ninh
  • Giám sát an ninh trong phạm vi Khu Căn Hộ gồm: Công tác tuần tra, kiểm soát, bảo đảm an ninh của lực lượng bảo vệ, việc tuân thủ các quy định về trật tự an ninh của Cư Dân
  • Lập kế họach, đề xuất và thống nhất cách thức thực hiện với lực lượng bảo vệ, tổ dân phố trong việc đảm bảo an ninh Khu Căn Hộ;
  • Phối hợp với Công An và Chính Quyền địa phương các cấp trong việc giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực phụ trách;
  • Kiểm tra và giám sát việc vận hành, bảo trì và an toàn thang máy, hệ thống PCCC (kể cả hầm xe), máy bơm, van đường ống, báo khói, đèn thoát hiểm, quạt tạo áp, máy phát điện, hệ thống điện nước chung, hệ thống chống sét… trong Khu Căn Hộ;
  • Kiểm tra, giám sát và đề suất việc sửa chữa, bảo trì phần sở hữu chung của Khu Căn Hộ;
  • Kiểm tra và giám sát việc sửa chữa, cải tạo của các Căn Hộ;
  • Kiểm tra khả năng sẵn sàng chữa cháy cho lực lượng bảo vệ, diễn tập PCCC cho Cư Dân;
  • Giám sát kiểm tra an toàn nguồn nước, vệ sinh phòng dịch bệnh.
  1. HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN TRỊ
  • Cuộc họp định kỳ của Ban Quản Trị có thể được tổ chức tại thời điểm vàđịa điểm do đa số Thành viên quyết định, nhưng ít nhất một (1) cuộc họp sẽ được tổ chức mỗi quý. Trước mười (10) ngày thời điểm cuộc họp được tổ chức, Trưởng Ban Quản trị sẽ gửi thông báo cho mỗi Thành viên. Các cuộc họp bất thường của Ban Quản Trị có thể được triệu tập bởi Trưởng Ban, hoặc khi có hơn 1/3 số thành viên Ban Quản trị yêu cầu, và được tổ chức trong vòng 5 ngày khi được yêu cầu.
  • Tại tất cả các cuộc họp của Ban Quản Trị, đa số Thành viên sẽ tạo thành số đại biểu cần thiết để tiến hành cuộc họp. Nếu số thành viên tham dự không đủ theo quy định, thì cuộc họp sẽ được hoãn lại cho tới khi có đủ số đại biểu cần thiết.Trong bất kỳ cuộc họp nào có đủ số đại biểu cần thiết theo quy định, các ý kiến trong lá phiếu của đa số các Thành viên có mặt tại cuộc họp đối với bất kỳ vấn đề gì sẽ trở thành quyết định chính thức của Ban Quản trị.
  • Các thành viên (kể cả Trưởng và Phó ban) của BQT có thể uỷ quyền bằng văn bản cho người đại diện của mình tham gia cuộc họp và biểu quyết thay về các vấn đề được uỷ quyền. Người đượcuỷ quyền có thể được chỉ định dự một cuộc họp cụ thể hoặc tất cả các cuộc họp khác đến khi có thông báo mới của thành viên BQT nói trên. Mọi văn bản uỷ quyền đều phải gửi tới hoặc chuyển đến Trưởng ban, Phó Trưởng ban và/hoặc Thư ký BQT trước khi bắt đầu cuộc họp.
  • Thư ký BQT sẽ lập và lưu giữ biên bản họp BQT quy định tại Điều 11 dưới đây.
  • Mỗi Thành viên của BQT phải chấp hành nghiêm chỉnh mọi quyết định của BQT. Cả Trưởng và Phó ban đều không có bất kỳ quyền lực hay quyền hạn nào khác ngoài những gì đã quy định trong Nội Quy Nhà Chung cư và trong Quy Chế này.
  1. THÔNG QUA CÁC QUYẾT ĐỊNH CỦA BAN QUẢN TRỊ
  • Các quyết định của Ban Quản Trị phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu, được lập thành biên bản, có chữ ký của thư ký cuộc họp và các Thành Viên Ban Quản Trị dự họp và có đóng dấu của Ban Quản Trị. Quyết định được thông qua khi đạt tỷ lệ tán thành trên 50% số Thành Viên Ban Quản Trị.
  • Ngoài ra BQT có thể thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản. Trong trường hợp này, BQT không nhất thiết phải triệu tập cuộc họp, tuy nhiên nghị quyết, quyết định được coi là hợp lệ khi được ít nhất 2/3 số thành viên BQT ký vào văn bản hoặc khẳng định bằng email;
  • Bất kỳ quyết định hay nghị quyết nào đã được BQT thông qua phù hợp với các điều khoản trong Nội Quy Nhà Chung Cư, chỉ có thể được sửa đổi, bác bỏ hoặc huỷ bỏ bởi một quyết định hay nghị quyết khác của BQT cũng phù hợp với các quy định trong Nội Quy Nhà Chung Cư;
  1. BIÊN BẢN HỌP BAN QUẢN TRỊ
  • Biên bản họp BQT phải có các nội dung chính sau:
    • Thời gian và địa điểm tổ chức phiên họp;
    • Họ, tên thành viên tham dự phiên họp;
    • Chương trình nghị sự;
    • Các vấn đề báo cáo, thảo luận và biểu quyết, kết quả biểu quyết;
    • Tóm tắt các ý kiến phát biểu, các vấn đề được phê chuẩn tại phiên họp;
    • Chữ ký, họ tên của các Thành viên có mặt trong phiên họp và thư ký.
  • Biên bản họp phải được đọc lại trước tất cả các Thành viên tham dự phiên họp và được tất cả các Thành viên tham gia ký. Chủ toạ cuộc họp và thư ký phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của biên bản họp BQT;
  • MIỄN NHIỆM, BÃI NHIỆM THÀNH VIÊN BAN QUẢN TRỊ HOẶC BÃI MIỄN BAN QUẢN TRỊ

Việc miễn nhiệm Thành Viên Ban Quản Trị được thực hiện khi có một trong các trường hợp sau đây:

  • Thành Viên Ban Quản Trị thôi tham gia hoặc xin miễn nhiệm;
  • Thành Viên Ban Quản Trị không còn là Chủ Sở Hữu Căn Hộ hoặc phần diện tích khác trong Nhà Chung Cư
  • Thành Viên Ban Quản Trị chuyển đi nơi khác;
  • Bị phá sản hoặc bị kết án phạt tù bởi tòa án; hoặc
  • Mất hành vi năng lực dân sự hoặc bị bệnh tâm thần hoặc chết; hoặc
  • Bị buộc từ chức sớm theo quyết định của đại đa số Chủ Sở Hữu Căn Hộ trong Hội Nghị Nhà Chung Cư được triệu tập hợp lệ;

Việc bãi miễn Ban Quản Trị, Thành Viên Ban Quản Trị được thực hiện khi có đề nghị của Ban Quản Trị hoặc đề nghị của đại diện Chủ Sở Hữu Căn Hộ trong các trường hợp sau đây:

  • Ban Quản Trị không báo cáo kết quả hoạt động cho Hội Nghị Nhà Chung Cư theo quy định của Quy Chế BXD;
  • Ban Quản Trị không hoạt động sau khi được bầu;
  • Thành Viên vi phạm Quy Chế BQT hoặc quy chế thu, chi tài chính của Ban Quản Trị;
    • Thành Viên Ban Quản Trị không tham gia các hoạt động của Ban Quản Trị trong 06 tháng liên tiếp hoặc không tham dự tối thiểu 30% tổng số các cuộc họp của Ban Quản Trị trong 01 năm.

Việc bầu lại Thành Viên Ban Quản Trị được thực hiện như sau:

  • Trường hợp bầu thay thế Ban Quản Trị hoặc bầu thay thế Trưởng Ban Quản Trị, Phó Ban Quản Trị thì phải tổ chức Hội Nghị Nhà Chung Cư bất thường để quyết định.Trường hợp miễn nhiệm hoặc bãi miễn Phó Ban Quản Trị là đại diện của Chủ Đầu Tư thì Chủ Đầu Tư cử đại diện khác thay thế mà không phải tổ chức Hội Nghị Nhà Chung Cư bất thường;
  • Trường hợp bầu Thành Viên Ban Quản Trị không thuộc đối tượng trên thì Ban Quản Trị đề xuất người thay thế và gửi xin ý kiến của các đại diện Chủ Sở Hữu Căn Hộ. Nếu được tối thiểu 50% đại diện Chủ Sở Hữu Căn Hộ đã nhận bàn giao hoặc có số lượng ít hơn theo quyết định của Hội Nghị Nhà Chung Cư đồng ý thì người được đề xuất được công nhận là Thành Viên Ban Quản Trị. Trường hợp không có đủ số người đồng ý theo quy định tại Điểm này thì phải họp Hội Nghị Nhà Chung Cư bất thường của để bầu người thay thế.
  • MIỄN TRỪ TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ

Các Thành Viên Ban Quản Trị sẽ không chịu trách nhiệm cho bất kỳ thiệt hại phát sinh từ việc quản lý của Doanh Nghiệp Quản Lý Vận Hành Nhà Chung Cư, hoặc từ các quyết định của các Chủ Sở Hữu Căn Hộ hoặc của Ban Quản Trị trừ khi nó được chứng minh rằng một hoặc các Thành Viên đã hành động có chủ ý gây ra thiệt hại hoặc do thất trách.

 


 

QUY CHẾ TÀI CHÍNH CỦA BAN QUẢN TRỊ

  1. PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

Quy chế này quy định việc quản lý và sử dụng nguồn tài chính thu được từ Phí Quản Lý, Quỹ Bảo Trì Dự Phòng và các khoản phí khác của khu Chung Cư Sunrise City North.

  1. MỤC TIÊU VÀ YÊU CẦU
  • Nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng các nguồn tài chính, đảm bảo thực hiện đúng ngân sách đã được phê duyệt.
  • Ban Quản Trị Chung Cư thực hiện quản lý, sử dụng các nguồn tài chính của khu Chung Cư theo đúng quy định của Pháp Luật và văn bản hiện hành của nhà nước, của Bộ Tài Chính và các quy định tại quy chế này.
  • Ban Quản Trị chỉ định Doanh Nghiệp Quản Lý Vận Hành Nhà Chung Cư trong việc quản lý nguồn tài chính thu chi hàng năm và thực hiện việc kiểm toán định kỳ đối với hoạt động này.
  1. NGUỒN TÀI CHÍNH VÀ CÁC TÀI KHOẢN
  2. Nguồn tài chính

Nguồn tài chính đảm bảo hoạt động thường xuyên và chi phí cải tạo (nếu có) của Khu Chung Cư Sunrise City Northgồm:

  • Phí Quản Lý
  • Quỹ Bảo Trì Dự Phòng
    • Các khoản thu khác
  1. Tài khoản
  • Tài khoản quản lý quỹ Bảo Trì Dự Phòng
  • Ban Quản Trị Nhà Chung Cư sẽ lập một tài khoản tại một tổ chức tin dụng đang hoạt động ở Việt Nam để quản lý và sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của cả tòa Nhà Chung Cư.
  • Chủ tài khoản tiền gửi kinh phí bảo trì đối với Chung Cư Sunrise City Northlà đồng chủ tài khoản, gồm 01 Thành Viên là Trưởng Ban Quản Trị Chung Cư Sunrise City Northvà 01 Thành Viên là đại diện của Chủ Đầu Tư (Điều 25, Khoản 3 của TT02/2016/TT-BXD)
  • Kỳ hạn gửi tiền và tên người đứng chủ tài khoản tiền gửi kinh phí bảo trì phải được thông qua trong Hội Nghị Nhà Chung Cư (Điều 26, Khoản 2c của TT02/2016-TTBXD).
  • Điều kiện và nội dung để được sử dụng tài khoản quản lý Quỹ Bảo Trì Dự Phòng sẽ được qui định rõ trong quy chế này ở điều khoản 5.
  • Tài khoản quản lý và vận hành
  • Còn gọi là tài khoản ban quản lý, là tài khoản được lập dưới tên Doanh Nghiệp Quản Lý Vận Hành tại một tổ chức tín dụng đang hoạt động tại Việt Nam để thu các khoản phí quản lý và các khoản thu khác, đồng thời để chi trả các hoạt động hằng ngày của tòa nhà mà đã được ký duyệt trong ngân sách hằng năm.
  • Doanh Nghiệp Quản Lý Vận Hành có trách nhiệm lập ngân sách hoạt động hằng năm, báo cáo các khoản thu, chi và các chứng từ có liên quan cho Ban Quản Trị. Chịu trách nhiệm trước Ban Quản Trị về những khoản thu chi theo ngân sách.
  1. NỘI DUNG VÀ ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG TÀI KHOẢN QUẢN LÝ
  2. Nội dung

Doanh Nghiệp Quản Lý Vận Hành tòa nhà sẽ chịu trách nhiệm trong việc sử dụng và quản lý tài khoản này. Hằng năm vào quý 4, Doanh Nghiệp Quản Lý Vận Hành có trách nhiệm trình kế hoạch chi tiêu cho hoạt động vận hành và quản lý tòa nhà lên Ban Quản Trị. Ban Quản Trị sẽ thảo luận và thông qua ngân sách cho kế hoạch chi tiêu này; và dựa trên kế hoạch chi tiêu này, Doanh Nghiệp Quản Lý Vận Hành có nghĩa vụ chi tiêu đúng và đủ theo đúng kế hoạch đã được duyệt.

Nội dung của kế hoạch chi tiêu cho hoạt động vận hành tòa nhà hằng năm phải bao gồm các chi phí sau:

  • Chi phí lương nhân viên của văn phòng quản lý: chi trả thông qua Doanh Nghiệp Quản Lý Vận Hành;
  • Chi phí thanh toán trực tiếp cho các công ty dịch vụ như: bảo vệ, vệ sinh, cảnh quang, thu gom rác….căn cứ theo hợp đồng, hoặc thực tế sử dụng trên cơ sở hóa đơn, chứng từ hợp lệ
  • Chi phí sử dụng điện, nước khu công cộng: theo thực tế sử dụng trên cơ sở hóa đơn, chứng từ hợp pháp,hợp lệ;
  • Chi mua vật tư, văn phòng phẩm, dịch vụ bưu chính (gởi công văn, tài liệu), cước điện thoại, internet … phục vụ trực tiêp cho công tác quản lý Chung Cư trên cơ sở hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ;
  • Các khoản chi khác phục vụ trực tiếp hoạt động của Chung Cư có hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ, trong khuôn khổ ngân sách đã duyệt;
  • Các khoản chi khác theo quyết định thống nhất của BQT và đúng theo quy định trong Sổ Tay Cư Dân.
  1. Điều kiện sử dụng Quỹ Quản Lý Vận Hành
  • Đối với các quyết định chi tiêu nằm trong ngân sách đã được duyệt của Ban Quản Trị, Doanh Nghiệp Quản Lý Vận Hành có thể căn cứ trên kế hoạch chi tiêu đã được duyệt của năm để chủ động trong việc thanh toán và thu chi hằng ngày của tòa nhà.
  • Các khoản chi phí ngoài Ngân Sách được quản lý theo nguyên tắc sau:
    • Bằng hoặc dưới 15.000.000VNĐ (Mười lăm triệu đồng): Do Doanh Nghiệp Quản Lý Vận Hành phê duyệt trong trường hợp khẩn cấp, tuy nhiên tổng vượt ngân sách không được vượt quá 15.000.000 VNĐ (Mười lăm triệu đồng) hàng tháng, chứng từ sẽ được nộp lại trong vòng 30 ngày.
    • Trên 15.000.000 VNĐ (Mười lăm triệu đồng): Do BQT phê duyệt
  • Hồ sơ cần trình duyệt cho trường hợp cần có sự phê duyệt của Ban Quản Trị như sau:
    • Phiếu đề nghị mua hàng nêu rõ mục đích và lý do mua hàng
    • So sánh báo giá của 03 nhà cung cấp đính kèm báo giá hợp lệ
    • Phiếu chấp nhận mua hàng có chữ ký của đại diện Ban Quản Trị.
  1. NỘI DUNG VÀ ĐIỀU KIỆN SỬ DỤNG QUỸ BẢO TRÌ
  2. Nội dung

Quỹ Bảo Trì Dự Phòng chỉ được sử dụng khi có sự chấp thuận của Ban Quản Trị cho các hạng mục được qui định sau đây: (điều 34 thông tư 02/2016)

  • Bảo trì các hạng mục và phần diện tích thuộc sở hữu chung theo qui định.
  • Bảo trì hệ thống các thiết bị thuộc sở hữu chung của Nhà Chung Cư bao gồm thang máy, máy phát điện, máy bơm nước, hệ thống gió, hệ thống cấp điện chiếu sáng, điện sinh hoạt, các thiết bị điện dùng chung, hệ thống cấp thoát nước, phòng cháy chữa cháy, cột thu lôi và các thiết bị khác dùng chung cho Nhà Chung Cư.
  • Bảo trì hệ thống hạ tầng kỹ thuật bên ngoài kết nối với Nhà Chung Cư; các công trình công cộng mà có ảnh hưởng trực tiếp đến tòa nhà.
  • Xử lý nước thải ứ nghẹt, hút bể phốt định kỳ, cấy vi sinh cho hệ thống nước thải của Nhà Chung Cư.
  • Các hạng mục khác theo nguyện vọng của Cư Dân mà được thông qua trong Hội Nghị Nhà Chung Cư thường niên.
  1. Điều kiện sử dụng Quỹ Bảo Trì Dự Phòng

Đối với quyết định chi tiêu kinh phí bảo trì sở hữu chung của Nhà Chung Cư thì phải được 100% Thành Viên Ban Quản Trị tán thành, trừ trường hợp có Thành Viên vắng mặt vì lý do bất khả kháng. Hồ sơ đề nghị rút tiền thanh toán bao gồm các giấy tờ sau (điều 25, khoản 3a và điều 37, khoản 4)

  • Văn bản đề nghị của Ban Quản Trị, trong đó nêu rõ lý do rút tiền và số tiền cần rút để thanh toán cho bên thực hiện bảo trì.
  • Biên bản cuộc họp Ban Quản Trị về nội dung rút kinh phí bảo trì
  • Kế hoạch bảo trì đã được Hội Nghị Nhà Chung Cư thông qua, trừ trường hợp bảo trì đột xuất.
  • Hợp đồng bảo trì ký với cá nhân, đơn vị có năng lực bảo trì theo qui định của Pháp Luật

Trường hợp thực hiện công việc bảo trì có giá trị hợp đồng dưới 30.000.000VNĐ (Ba mươi triệu đồng) thì sẽ tiến hành rút tiền mặt để Ban Quản Trị thanh toán trực tiếp cho bên thực hiện bảo trì khi họ nộp đầy đủ các giấy tờ sau: (điều 37, khoản 5)

  • Văn bản đề nghị của Ban Quản Trị có nêu rõ lý do và số tiền cần rút
  • Biên bản cuộc họp Ban Quản Trị
  • Kế hoạch bảo trì đã được Hội Nghị Nhà Chung Cư thông qua, trừ trường hợp bảo trì đột xuất
  • Báo giá có con dấu hợp pháp của đơn vị thi công có năng lực

Trong trường hợp có hư hỏng đột xuất hoặc hư hỏng do thiên tai, hỏa hoạn mà ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống của Cư Dân, thì Ban Quản Trị có thể ưu tiên tiến hành sửa chữa trước, sau đó sẽ báo cáo lại trong Hội Nghị Cư Dân gần nhất.

  1. LẬP, THEO DÕI NGÂN SÁCH HOẠT ĐỘNG
  2. Lập Ngân Sách đảm bảo hoạt động thường xuyên
  • Căn cứ tình hình thực tế, hàng năm Doanh Nghiệp Quản Lý Vận Hành lập và đề xuất Ngân Sách Hoạt động để BQT phê duyệt;
  • Thời gian lập và gởi Ngân Sách là Qúy 4 (tháng 10) năm trước năm hoạt động;
  • BQT xem xét và phê duyệt Ngân Sách để hoạt động dự trên Sổ Tay Cư Dân và Quyền, Nghĩa vụ được giao.
  1. Theo dõi Ngân Sách hoạt động
  • Sau khi đã có Ngân Sách được duyệt, Doanh Nghiệp Quản Lý Vận Hành, Các phòng ban chịu trách nhiệm vận hành Nhà Chung Cư trong khuôn khổ ngân sách
  • Các khoản chi phí ngoài Ngân Sách được quản lý theo nguyên tắc đã được đề cập ở điều 4b ở qui chế này
  • Vào tháng 01 hàng năm, đơn vị kiểm toán độc lập sẽ tiến hành kiểm toán việc chi tiêu của Doanh Nghiệp Quản Lý Vận Hành để đảm bảo việc sử dụng nguồn kinh phí quản lý của tòa nhà vào đúng mục đích và các chi tiêu được thực hiện đúng theo ngân sách đã được duyệt.
  1. CÔNG TÁC KẾ TOÁN, QUYẾT TOÁN VÀ KIỂM TRA
  2. Công tác kế toán

Doanh Nghiệp Quản Lý Vận Hành phải tổ chức công tác kế toán, thực hiện mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết theo đúng quy định hiện hành; phản ánh, hạch toán kế toán đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo đúng trình tự thời gian;

  1. Quyết toán thu chi
    • Sau mỗi năm hoạt động, Doanh Nghiệp Quản Lý Vận Hành lập báo cáo quyết toán thu chi và trình lên BQT, số liệu báo cáo quyết toán phải phản ánh đầy đủ các nguồn thu và các khoản chi phát sinh trong năm ngân sách
    • Ban Quản Trị sẽ quyết định hướng sử dụng đối với các khoản thặng dư hoặc các khoản thiếu hụt so với Ngân sách
  1. Kiểm tra kiểm toán
  • Sau một năm ngân sách, BQT sẽ chỉ định công ty kiểm toán thực hiện kiểm toán báo cáo quyết toán;
  • Báo cáo quyết toán sau đó sẽ được công bố cho Cư Dân theo quy định trong Nội qui Quản lý và Sử dụng Nhà Chung Cư.